QR-Bill BatchHilfe & Anleitung
1. Installieren und öffnen
Installieren Sie QR-Bill Batch aus dem Google Workspace Marketplace. Danach finden Sie es in jeder Tabelle unter Erweiterungen › QR-Bill Batch › QR-Rechnungen erstellen …
2. Ihre Kontodaten erfassen
Tragen Sie im Reiter Einstellungen Ihre IBAN oder QR-IBAN und Name/Adresse genau so ein, wie das Konto bei der Bank lautet. Die Einstellungen gelten für die ganze Tabelle – auch für andere Personen, die sie bearbeiten.
3. Die Tabelle vorbereiten
Die erste Zeile braucht Überschriften. Erkannt werden unter anderem:
| Inhalt | Mögliche Überschriften | Hinweis |
|---|---|---|
| Name | Name, Vorname + Nachname, Firma, Mitglied, Kunde, Nom, Nome + Cognome | Pflicht, sofern eine Adresse angegeben ist |
| Strasse | Strasse, Adresse, Rue, Via, Street | «Bahnhofstrasse 12» wird automatisch getrennt |
| Hausnummer | Nr., Hausnummer, N°, No. | optional |
| PLZ / Ort | PLZ, Ort, NPA, Localité, CAP, Località – oder eine Spalte «PLZ Ort» | Pflicht |
| Land | Land, Pays, Paese, Country | optional, Standard CH; «Deutschland» oder «DE» geht beides |
| Betrag | Betrag, Beitrag, Preis, Montant, Importo, Amount | leer = Betrag von Hand ausfüllen (z. B. Spenden) |
| Währung | Währung, Monnaie, Valuta, Currency | CHF oder EUR; sonst gilt die Einstellung |
| Rechnungsnummer | Rechnungsnr., Mitgliedernr., Kundennr., N° de facture | wird für die Referenz und den Dateinamen verwendet |
| Mitteilung | Mitteilung, Zahlungszweck, Communication, Comunicazione | max. 140 Zeichen; sonst gilt die Einstellung |
| Referenz | Referenz, Référence, Riferimento | nur falls Sie eigene Referenzen haben |
Keine passende Liste? Wählen Sie Erweiterungen › QR-Bill Batch › Vorlage-Tabelle einfügen.
4. Prüfen und erstellen
Daten prüfen schreibt in die Spalte «QR-Status», ob eine Zeile bereit ist oder was fehlt. QR-Rechnungen erstellen legt die PDFs in einem neuen Ordner in Google Drive ab und verlinkt sie in der Spalte «QR-PDF». Mit «Nur markierte Zeilen» erstellen Sie gezielt einzelne Rechnungen; bereits erstellte Zeilen werden standardmässig übersprungen.
Referenzen
QR-IBAN (Institutsnummer 30000–31999): Jede Rechnung braucht eine 27-stellige QR-Referenz. Das Add-on erzeugt sie aus der Rechnungs- oder Mitgliedernummer (sonst aus der Zeilennummer) inklusive Prüfziffer. Verlangt Ihre Bank eine Kunden-ID am Anfang, tragen Sie diese als «Referenz-Präfix» ein.
Normale IBAN: ohne Referenz (nur Mitteilung) oder mit RF-Referenz (Creditor Reference), wenn Sie die Option aktivieren.
Brief-Vorlage und Platzhalter
Im Format «A4: Brief + Zahlteil» steht oben ein Begleitbrief mit Ihrer Adresse, der Empfängeradresse (passend für Fenstercouverts mit Fenster rechts), Datum, Titel und Text. In Titel, Text und Mitteilung können Sie Platzhalter verwenden: {name}, {amount}, {currency}, {reference}, {date}, {creditor} sowie jede Spaltenüberschrift, z. B. {Vorname} oder {Mitgliedernr}.
Häufige Meldungen
- «Eine QR-IBAN braucht eine QR-Referenz» – die Rechnungsnummer enthält keine Ziffern oder ist zu lang. Verwenden Sie eine numerische Nummer oder lassen Sie die Spalte weg.
- «enthält unerlaubte Zeichen» – z. B. Emojis oder Zeichen aus nicht-lateinischen Schriften. Erlaubt sind lateinische Buchstaben inkl. Akzente und Umlaute.
- «Google-Zeitlimit erreicht» – Google erlaubt pro Durchgang etwa 6 Minuten. Klicken Sie einfach nochmals auf «Erstellen»; bereits erstellte Zeilen werden übersprungen.
- Gratis-Limit – im Gratis-Plan sind 10 Rechnungen pro Monat enthalten. Mit Pro sind es unbegrenzt viele.
Für E-Banking genügt das PDF. Wer am Postschalter einzahlt, braucht den Zahlteil auf perforiertem Papier (80–100 g/m²): Drucken Sie dann im Format «A4: nur Zahlteil» oder mit Brief auf entsprechendes Papier, mit 100 % Skalierung («Tatsächliche Grösse»).
Kontakt
Fragen oder Wünsche: qrbillbatch@googlegroups.com
Aide en bref (FR)
1. Saisissez votre IBAN ou QR-IBAN et votre adresse sous « Paramètres ». 2. La première ligne de la feuille doit contenir des titres (Nom, Rue, NPA, Localité, Montant …) – ou insérez une feuille modèle. 3. « Vérifier les données » écrit le résultat dans la colonne « QR-Status ». 4. « Créer les QR-factures » enregistre les PDF dans un nouveau dossier de votre Google Drive. Avec un QR-IBAN, la référence QR est générée automatiquement à partir du numéro de facture ou de membre.
Quick help (EN)
1. Enter your IBAN or QR-IBAN and address under “Settings”. 2. The first row of the sheet needs headers (Name, Street, Postal code, Town, Amount …) – or insert a template sheet. 3. “Check data” writes the result into the “QR-Status” column. 4. “Create QR-bills” saves the PDFs into a new folder in your Google Drive. With a QR-IBAN the QR reference is generated automatically from the invoice or member number.